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现代公文写作与处理通报

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    一、通报的含义

    通报是党政机关、企事业单位和社会团体把工作情况、经验教训、典型事例及有教育、指导、规范意义的事件向下级或公众发布的周知性公文。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。通报可以是下行文,也可以是平行文。

    二、通报的特点

    (一)引导性和警戒性

    (二)沟通性和交流性

    (三)典型性和真实性

    三、通报的格式

    通报的格式一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。

    (一)标题

    通报标题一般由发文机关,发文主题、文种组成。有时也可省略发文机关。

    具体说来有以下三种方式:

    1、由发文机关+事由+文种组成,如,某某市人民政府办公室关于表彰xx年度旅游工作先进单位的通报。

    2、由事由+文种组成,如,关于全国干线公路养护与管理工作检查情况的通报。

    3、只有文种。如,通报。

    (二)主送机关

    主送机关即通报的受文机关。

    (三)正文

    一般按开头(通报缘由)、主体(通报事项)和结尾(决定要求)等内容及其顺序进行框架设计和安排材料。

    开头即通报缘由部分。其基本写法是:一般在开头简明扼要地概括出全文的主题,勾画出一个总体轮廓。如果是传达上级重要精神的通报,要概括介绍重要精神的来源和基本内容;如果是传达重要情况,则扼要介绍这一情况的发生时间、覆盖面及其性质、影响等;如果是表彰通报或批评通报,要交待出单位或人物的基本情况,表明发文机关的基本态度。

    主体即通报事项部分。其是通报全文的重点和核心,应写明需要表彰或批评和需要传达的重要政策精神的事实。开门见山、简明具体地交待事情的经验、主要情节与结果。并在写清事实的基础上分析事情发生的背景、主客观原因,进而提炼经验或教训。

    结尾即决定要求部分。应提出或推广或戒防的要求或希望,以求得到落实。表彰性和批评性的通报,应写明组织结论与予以表彰或处理的决定,同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生;批评性通报的结尾处,通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

    (四)落款

    在正文右下方标明发文机关名称,加盖印章,写明发文日期。

    四、通报的分类

    按通报的性质和内容,大致可分为四类:

    (一)表彰性通报

    用于表扬先进人物和先进集体的事迹,总结成功的经验,宣传好的典型,树立榜样,推动工作。这类通报篇幅通常较长,可以分节叙述通报的主要内容和目的。正文一般由通报事由,通报事项和总结出来的经验以及表彰决定等部分组成,有时也有对受文者的原则要求。

    (二)批评性通报

    用于批评错误,通报事故或反面典型,归纳教训,教育他人引以为戒的通报,称为批评性通报,这类通报的正文结构同表彰性通报相似,但通常通报事项的具体叙述较略,内容以议论为主,突出结论和对受文者的要求。

    (三)传达性通报

    这类通报用以传达重要精神或者情况,指出工作的重点或必须关注的问题,通常情况下,它包括现状或基本情况,当前带倾向性的问题,今后工作的重点和要求。

    (四)事项性通报

    这类通报一般在传达情况、沟通消息、互通情报时使用。又分专题通报和综合通报两种。专题通报是指就一件事件、一个情况的演变过程进行概括和叙述,综合通报则是就几个方面情况或一个时间形势局长的概括和分析。这类通报的撰写比较灵活,关键要抓住重点,突出本质。这类通报注重对开展工作的指导或提供参考的作用,一般不下结论,只是以事实说明问题。

    五、通报写作的基本要求

    通报写作要掌握以下几点要求:

    1、事实要真实准确

    2、事例要有典型性

    3、行文适时恰当

    4、注意与其他文种的区别

    通报这一文种在使用中容易与相关文种混淆。如同是表彰先进,有时用命令(令),有时用决定,有时用通报;同是批评错误,有时用决定,有时用通报;同是需要周知的事项,有时用公告,有时用通告,有时用通知,有时用通报。因此认真辨析相关文种,对准确地选用通报十分重要。